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ÜBER DIE SPEICHERUNG PERSONENBEZOGENER DATEN VON ANGEHÖRIGEN DER FACHKREISE

Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie darüber informieren, welche Daten wir, die Grünenthal Ges.m.b.H, Campus 21, Liebermannstrasse A01/501, 2345 Brunn am Gebirge, Österreich, bei Ihnen als betroffene Person erheben, zu welchen Zwecken diese Daten erhoben und verarbeitet werden (A), wie Ihre Daten geschützt und inwieweit sie übertragen werden (B), welche Rechte Ihnen im Hinblick auf diese Daten zustehen (C) sowie über nützliche Kontaktdaten (D) und die für uns zuständige Aufsichtsbehörde (E). Die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß geltendem Recht, namentlich der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem aktuellen Datenschutzgesetz (DSG).

Wie alle Pharmaunternehmen unterhalten wir eine softwarebasierte Kunden- und Kontaktdatenbank (sog. „Customer Relationship Managment System" (kurz: „CRM")), in dem personenbezogene Daten von Fachkreisangehörigen, z.B. Ärzten, Arztpraxen, Apotheken, Kliniken, Klinik- und Pflegepersonal etc. gespeichert werden. Der Zugang zu diesem CRM-System erfolgt streng personen- und zweckbezogen nach einem abgestuften Berechtigungskonzept, d.h. es dürfen nur diejenigen unserer Mitarbeiter auf die Daten zugreifen, die für die jeweiligen, unten dargestellten Verarbeitungszwecke Zugang dazu benötigen.

A. DATENERHEBUNG, ARTEN VON DATEN, ZWECKBESTIMMUNG, RECHTSGRUNDLAGE

Personenbezogene Daten, die wir möglicherweise verarbeiten, sind:

I. Berufsbezogene Personenstammdaten

II. Besuchsdokumentation

III. Informationen zu ihrem Produktinteresse

IV. Informationen über unsere vertraglichen Beziehungen zu Ihnen

I. BERUFSBEZOGENE PERSONENSTAMMDATEN

Berufsbezogene Personenstammdaten sind z.B.

  • Adresse der Arztpraxis
  • Name und Facharztbezeichnung des Arztes/ der Ärzte in der Praxis/ der Klinik/ Name des Apothekers
  • Telefon-, Faxnummern und Emailadresse(n),
  • Logistische Daten (z.B. über Praxisumzug, Praxisübergaben)
  • Ggfs. bei Krankenhausärzten zusätzlich: Unternehmen/ Organisation, Funktion
  • Lebenslange Arztnummer
  • Name und Berufsbezeichnung Klinik- und Pflegepersonal

Berufsbezogene Personenstammdaten beziehen wir aus öffentlichen Registern, von privaten Anbietern (z.B. der Firma IQVIA Commercial GmbH & Co. KG, vormals IMS GmbH), von unserem Außendienst oder von Ihnen selbst.

Berufsbezogene Stammdaten können von uns zu unterschiedlichen Zwecken gespeichert und verarbeitet werden:

  • Versendung von sicherheitsrelevanten Informationen (z.B. Rote Hand Brief)
  • Kontaktaufnahme bei Rückfragen zu Nebenwirkungsmeldungen
  • Kontaktaufnahme zur Beantwortung wissenschaftlicher Anfragen durch Sie
  • Besuchsplanung des Außendienstes
  • Versendung von Newslettern oder Telefax, soweit Sie uns hierzu eine Einwilligung erteilt haben
  • Ggfs. Versendung von Informationsmaterial per Post
  • Dokumentation und Korrespondenz zu vertragsbezogenen Themen
  • Beschwerdemanagement

Rechtsgrundlage für die Speicherung dieser berufsbezogenen Personenstammdaten sind ggfs. eine von Ihnen erteilte Einwilligung zur Verarbeitung für bestimmte Zwecke (Art. 6 (1) a) DSGVO), unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 (1) f) DSGVO, das insbesondere in der Durchführung von Marketingmaßnahmen liegt, und/oder die Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung, der der Verantwortliche unterliegt (Art. 6 (1) c) DSGVO) wie dies etwa für den arzneimittelsicherheitsrelevanten Informationsaustausch (z.B. Pharmakovigilanz) der Fall ist.

Grundsätzlich bewahren wir Ihre Daten auf, solange wir mit Ihnen im Zusammenhang mit den vorgenannten Zwecken in Kontakt stehen. Weiters bewahren wir Ihre Daten gegebenenfalls für jenen Zeitraum auf, in dem Rechtsansprüche im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten für die vorgenannten Zwecke geltend gemacht werden können. Im Falle eines anhängigen behördlichen oder gerichtlichen Verfahrens werden Ihre Daten mindestens bis zur Beendigung des jeweiligen Verfahrens aufbewahrt.

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II. BESUCHSDOKUMENTATION

Unser Außendienst dokumentiert seine Praxisbesuche in unserem System. Die Besuchsdokumentation kann die folgenden Daten umfassen z.B.:

  • Datum des Besuchs
  • Name des Gesprächspartners
  • Ggfs. Informationen über eine erfolgte Musterabgabe
  • Name der Produkte, die besprochen wurden
  • Indikationsgebiete, die besprochen wurden
  • Ihre freiwilligen Angaben zum Produkt- und Informationsinteresse
  • Ihre freiwilligen Angaben zur Verschreibung unserer Produkte in der Praxis

Die im Rahmen der Besuchsdokumentation erhobenen Daten verwenden wir

  • Zur Koordinierung der Besuche unseres Außendienstes
  • Zur gesetzlich zwingend vorgeschriebenen Musterdokumentation
  • Zur Planung der Abgabe von Informationsmaterialien an Sie
  • Anonymisiert, zur Identifikation des Interesses unserer Produkte im Markt

Rechtsgrundlage zur Erhebung und Verarbeitung dieser Daten sind ggfs. eine von Ihnen erteilte Einwilligung zur Verarbeitung für bestimmte Zwecke (Art. 6 (1) a) DSGVO), ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 (1) f) DSGVO, das insbesondere in der Durchführung von Marketingzwecke) liegt, und/oder die Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung nach Art. 6 (1) c) DSGVO wie dies etwa für die Zwecke der Dokumentation der Musterabgabe der Fall ist.

Grundsätzlich bewahren wir Ihre Daten auf, solange unser Außendienst regelmäßig Praxisbesuche bei Ihnen durchführt. Weiters bewahren wir Ihre Daten gegebenenfalls für jenen Zeitraum auf, in dem Rechtsansprüche im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten für die vorgenannten Zwecke geltend gemacht werden können. Im Falle eines anhängigen behördlichen oder gerichtlichen Verfahrens werden Ihre Daten mindestens bis zur Beendigung des jeweiligen Verfahrens aufbewahrt.

III. INFORMATIONEN ZU IHREM PRODUKTINTERESSE UND SONSTIGEN BERUFSBEZOGENEN INTERESSEN

Ferner können in unserem System die folgenden Informationen zu Ihrem Produktinteresse gespeichert werden, z.B.:

  • Produkt- oder indikationsbezogene Fragestellungen
  • Produkt- oder indikationsbezogene Interessengebiete und Schwerpunkte
  • Wissenschaftliche/ arzneimittel- und/oder berufsbezogene Interessengebiete
  • Allgemeine Informationen über die Patientenpopulation
  • Mitgliedschaft in ärztlichen Vereinigungen
  • Publikationen
  • Dokumentation der Einwilligung („Opt-In") zur Zusendung unseres Newsletters
  • Ihr Interesse an einer vertraglichen Zusammenarbeit (Vortragstätigkeiten, Veranstaltungen)

Diese Informationen werden in der Regel durch unseren Außendienst erhoben, können aber, soweit Sie dabei Ihre Einwilligung erteilen, auch im Rahmen schriftlicher Abfragen (z.B. auf Kongressen etc.) erhoben werden.

Die Informationen zu Ihrem Produktinteresse und sonstigen berufsbezogenen Interessen für die folgenden Zwecke genutzt:

  • Koordinierung der Besuche unseres Außendienstes
  • Planung der Abgabe von wissenschaftlichen und sonstigen Informationsmaterialien
  • Individuell zugeschnittene Informationsvermittlung
  • Zusendung von Newslettern
  • Angebote zur vertraglichen Zusammenarbeit
  • Einladungen zu Veranstaltungen

Grundlage der Erhebung/ Speicherung der Daten ist eine von Ihnen erteilte Einwilligung nach Art. 6 (1) a) DSGVO oder unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 (1) f) DSGVO, das insbesondere in der Durchführung von Marketingmaßnahmen liegt.

Grundsätzlich bewahren wir Ihre Daten auf, solange wir mit Ihnen im Zusammenhang mit den vorgenannten Zwecken in Kontakt stehen. Weiters bewahren wir Ihre Daten gegebenenfalls für jenen Zeitraum auf, in dem Rechtsansprüche im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten für die vorgenannten Zwecke geltend gemacht werden können. Im Falle eines anhängigen behördlichen oder gerichtlichen Verfahrens werden Ihre Daten mindestens bis zur Beendigung des jeweiligen Verfahrens aufbewahrt.

IV. INFORMATIONEN ÜBER UNSERE VERTRAGLICHEN BEZIEHUNGEN ZU IHNEN

Wir erheben und verarbeiten Daten zur Planung und Erfüllung unserer vertraglichen Beziehungen zu Ihnen. Hierzu können gehören:

  • Vertragsdokumentation
  • Honorare
  • Rechnungen, Zahlungsbelege, Reisekostenabrechnungen
  • Eingeholte Dienstherrengenehmigungen bei Krankenhausärzten
  • Dokumentation der erbrachten Leistungen
  • Einladungen zu Veranstaltungen
  • Übernommene Veranstaltungskosten, Reisekosten
  • Dokumentation der Teilnahme an Veranstaltungen

Die Daten werden im Rahmen der Vertragsanbahnung erhoben und bei uns gespeichert, soweit das zur Durchführung, Erfüllung und Dokumentation der Zusammenarbeit erforderlich ist. Die Verarbeitung dient den folgenden Zwecken:

  • Durchführung des Vertrages
  • Vorvertragliche Maßnahmen
  • Erfüllung der gesetzlichen Pflichten zur Herstellung von Transparenz, Erfüllung von Dokumentationspflichten („Compliance")
  • Zur Veröffentlichung aller jeweils im letzten Jahr von uns an Sie geleisteten Honorar- und sonstigen Zahlungen einschließlich Ihres Namens und der Praxisadresse im Rahmen des VHC der Pharmig auf den frei zugänglichen Internetseiten www.grunenthal.at und www.grunenthal.com soweit Sie darin eingewilligt haben, oder, sofern Sie nicht eingewilligt haben, in aggregierter Form an gleicher Stelle, ohne Angabe Ihrer persönlichen Daten. Die geleisteten Zuwendungen sind für ein Minimum von vier Jahren ab dem Zeitpunkt der Erstveröffentlichung auf den genannten Webseiten einsehbar.
  • Planung und Durchführung von Veranstaltungen

Rechtsgrundlage zur Erhebung und Verarbeitung dieser Daten sind ggfs. eine von Ihnen erteilte Einwilligung zur Verarbeitung für bestimmte Zwecke Art. 6 (1) a) DSGVO (z.B. Veröffentlichung Transparenzkodex), zur Erfüllung eines Vertrages oder vorvertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 (1) b) DSGVO, zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung nach Art. 6 (1) c) DSGVO (für die Zwecke der Einhaltung der Compliance-Vorschriften) oder ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 (1) f) DSGVO, das insbesondere in der Einhaltung von Transparenzrichtlinien liegt.

Grundsätzlich bewahren wir Ihre Daten auf, solange wir Ihre Daten im Zusammenhang mit den vorgenannten Zwecken veröffentlichen. Weiters bewahren wir Ihre Daten gegebenenfalls für jenen Zeitraum auf, in dem Rechtsansprüche im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten für die vorgenannten Zwecke geltend gemacht werden können. Im Falle eines anhängigen behördlichen oder gerichtlichen Verfahrens werden Ihre Daten mindestens bis zur Beendigung des jeweiligen Verfahrens aufbewahrt.

B. DATENSICHERHEIT UND DATENÜBERTRAGUNG

I. IT-SICHERHEIT

Wir stellen die Sicherheit der von uns erhobenen und verarbeiten Daten sicher, indem wir technische und organisatorische Maßnahmen getroffen haben, um diesen Schutz zu gewährleisten. Der Zugang unseren Systemen erfolgt streng personen- und zweckbezogen nach einem abgestuften Berechtigungskonzept, d.h. es dürfen nur diejenigen unserer Mitarbeiter auf die Daten zugreifen, die für die jeweiligen, oben dargestellten Verarbeitungszwecke Zugang dazu benötigen.

II. EINSATZ VON DIENSTLEISTERN

Zur Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten setzen wir zum Teil Dienstleister ein. Unsere Dienstleister werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig kontrolliert. Sie verarbeiten personenbezogene Daten in unserem Auftrag und strikt nach unseren Weisungen auf der Grundlage entsprechender Verträge über eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

III. VERARBEITUNG VON DATEN AUßERHALB DER EU/ DES EWR

Ihre Daten werden grundsätzlich nicht in Ländern außerhalb der Europäischen Union („EU") oder des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR") verarbeitet, wo generell ein geringeres Datenschutzniveau herrschen könnte als in Europa. Sollte in Zukunft eine Verarbeitung in solchen Ländern aufgenommen werden, stellen wir z.B. über vertragliche Vereinbarungen mit unseren Vertragspartnern sicher, dass ein ausreichendes Datenschutzniveau für Ihre Daten gewährleistet ist. Eine Kopie einer solchen Vereinbarung könnten sie dann auf Anfrage bei unserem Datenschutzbeauftragten erhalten, oder wir bitten Sie um Ihre ausdrückliche Einwilligung.

C. BETROFFENENRECHTE

Die folgenden Rechte stehen Ihnen aufgrund der anwendbaren Datenschutzgesetze zur Verfügung:

  • Recht auf Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten
  • Recht auf Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder für den Fall, dass die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient
  • Recht auf Berichtigung, Ihrer personenbezogenen Daten
  • Recht auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung, die unserem berechtigten Interesse, einem öffentlichen Interesse oder einem Profiling dient, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder für den Fall, dass die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient
  • Recht auf Datenübertragbarkeit
  • Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren
  • Von Ihnen erteilte Einwilligungen zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Falls Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen möchten, richten Sie bitte Ihr Anliegen an den unten genannten Ansprechpartner (D).

D. VERANTWORTLICH IM SINNE DES DATENSCHUTZES; ANSPRECHPARTNER

I. IHR ANSPRECHPARTNER:

Ansprechpartner für Fragen rund um die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und zur Ausübung Ihrer Rechte nach Abschnitt C ist:

Dr. Michaela Mayrhofer-Iro, MBA
E-Mail Adresse: datenschutz.AT@grunenthal.com

II. VERANTWORTLICH FÜR DEN DATENSCHUTZ

Grünenthal Ges.m.b.H. Campus 21, Liebermannstrasse A01/501,
2345 Brunn am Gebirge, Österreich
Email: datenschutz.AT@grunenthal.com

 

E. ZUSTÄNDIGE AUFSICHTSBEHÖRDE FÜR DEN DATENSCHUTZ

Bei Frage oder Bedenken können Sie sich auch an die zuständige Datenschutzbehörde wenden:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42
1030 Wien
Telefon: +43 1 52 152-0
E-Mail:dsb@dsb.gv.at
Homepage: https://www.dsb.gv.at/ Stand: Dezember 2019